議事録とわたし

依然として下っ端なので、議事録を書くことが結構ある。

最近になって、ようやく自分なりにコツがつかめたので備忘的にメモ。

 

1) メモはきちんと書く(当たり前)

たとえば「xxの調査」だけメモするのではなく、「xxの調査をxxまでにxxxがやる」のように。「調査」だけだと、メモをおこすときに、「調査をしたの?」「するの?」「誰が?」と困ってしまう。1h以上の長い会議のときにやりがちなミス。まぁ、調査くらいならすぐ思い出せるけど。実際にそんな感じで発言されていたとしても、書き起こすときには5W1Hを補わなきゃいけないので。

 

2) 予備知識を入れておくor書きながら補充する

会議中に、手元にない資料について言及されるときがたまにある。「xx省の資料によると…」そ れ は ど こ に あ る ん で す か ?

本人が"この"資料と特定して発言するときもあれば、そうじゃなときもあるので、ちゃんと探して、書き起こすときには誰が見ても分かるように補う。なぜなら議事録の読み手は、会議出席者に限らないので。

 

また、初めて出席∧全然畑違いの分野の会議の場合は、事前配布資料+αをじっくり読み込んだ上でメモをとる。そうじゃないと、メモもとれない。

 

世の中に転がってるハウツーをいくら読み込んでも、実際やってみないとわかんないこともあるよね、と思いました。